外审员具体干什么？全流程工作职责及工作内容详解

外审员具体干什么

引言速览：外审员是经中国认证认可协会（CCAA）备案认证的专业人员，受认证机构委托对企业ISO9001等管理体系做第三方审核，通过资料核查、现场验证等判断体系合规性，助力企业规范运营并获取/维护认证证书。

① 📋

审核前期筹备：对接企业与收集资料

二级标题：确认审核范围与依据

根据认证机构下达的审核任务。

与企业对接确认审核覆盖的部门、产品/服务范围；

以CCAA发布的管理体系标准（如ISO9001:2015）为核心依据。

同步收集企业体系文件（手册、程序文件等）。

二级标题：制定审核计划

结合企业规模、体系复杂度制定详细日程表。

明确各阶段审核时长、人员分工；

2026年外审员执行审核时，需在计划中预留不少于10%的机动时间应对突发情况。

② 🕵️

现场资料核查：验证体系文件合规性

二级标题：文件符合性审查

核对企业体系文件是否完全覆盖对应标准的全部条款；

例如审核ISO14001体系时，需重点核查环境因素识别、应急预案等文件是否满足CCAA审核准则要求。

二级标题：记录真实性校验

抽查企业体系运行的原始记录（如生产报表、培训签到表、内审报告等）；

实操干货：采用“抽样溯源法”。

随机抽取3-5份关键记录，追踪其生成流程与体系文件要求的匹配度。

③ 🏭

现场作业审核：验证体系落地情况

二级标题：人员访谈与实操观察

与企业各层级人员（管理层、一线员工）访谈。

了解其对体系要求的认知与执行情况；

进入生产、仓储等现场，观察作业流程是否符合体系文件规定。

如ISO9001审核中检查生产过程的质量管控环节。

二级标题：不符合项初步判定

现场发现问题时，对照标准条款记录不符合事实。

区分“严重不符合项”与“一般不符合项”；

依据CCAA《审核员行为规范》，需现场向企业沟通不符合项的判定依据，避免后续争议。

④ 📝

审核过程沟通：同步问题与确认细节

二级标题：每日审核总结会

每日审核结束后，与企业管理层召开总结会。

通报当日发现的问题与待核实事项；

实操要求：会议记录需企业参会人员签字确认。

作为后续审核报告的辅助资料。

二级标题：争议问题协调

若企业对不符合项判定有异议，需调取CCAA发布的对应标准解读文件。

结合现场事实再次沟通；

必要时可邀请认证机构技术专家介入协调，确保审核结果公正。

⑤ 📄

审核报告编制：出具正式审核结论

二级标题：整理审核证据与问题

汇总所有审核资料（文件核查记录、现场照片、访谈记录等）。

分类整理不符合项并标注对应标准条款；

实操干货：不符合项描述需遵循“5W1H”原则（谁、何时、何地、何事、为何、如何）。

确保清晰可追溯。

二级标题：出具审核结论

根据审核结果，出具“通过”“有条件通过”“不通过”三种结论；

若为有条件通过，需明确企业整改的截止时间（通常为30-60天）。

并报认证机构审批后发布正式报告。

⑥ 🔄

整改跟踪验证：确认问题闭环处理

二级标题：接收并审核整改资料

企业提交整改资料（纠正措施报告、整改后记录等）后。

逐一核查整改措施是否能彻底解决问题；

例如针对ISO14001的废水排放超标问题，需核查企业整改后的监测报告、设备更新记录等。

二级标题：现场或书面验证

对于严重不符合项，需安排现场验证；

一般不符合项可采用书面验证方式；

验证完成后，需向认证机构提交整改验证报告，确认问题闭环。

⑦ 🎯

认证证书维护：协助企业体系持续合规

二级标题：监督审核与再认证审核

企业获取认证证书后，外审员需定期开展年度监督审核；

证书有效期满前（通常3年），组织再认证审核。

判断企业体系是否持续符合标准要求，协助企业维持认证资格。

二级标题：体系优化建议输出

结合审核过程发现的共性问题，为企业提供体系优化的实操建议；

例如建议企业建立体系运行的月度自查机制。

降低后续审核的不符合项风险。

总结：外审员的工作贯穿企业管理体系认证全流程，从前期筹备到后期整改跟踪，每一步都需严格遵循CCAA的规范要求，以独立、公正的第三方视角，帮助企业规范体系运营、获取并维护认证证书，同时为市场提供可靠的体系合规性背书。有意从事该职业者可登录中国认证认可协会（CCAA）官网（www.ccaa.org.cn）报名，2026年第1期报名预计3月，考试预计4-5月；第2期报名预计9月，考试大概率10月下旬。