体系认证专员是做什么？核心岗位职责及工作内容全解

体系认证专员是做什么

① 📋 体系文件搭建与日常维护

负责公司各类管理体系（如ISO9001、ISO14001等）的文件编制、修订与归档工作。

根据行业法规、客户要求及公司业务变化，及时更新体系文件内容，确保文件的有效性和适用性。

需要建立清晰的文件管控台账，跟踪文件的发放、回收与版本迭代，避免无效文件流通。

定期梳理体系文件框架，确保各部门文件与公司整体体系要求保持一致，无冲突或遗漏。

② 🔍 内部审核与管理评审组织

牵头策划公司内部体系审核方案，确定审核范围、时间节点及审核人员安排。

组织内部审核员开展现场审核，指导审核员记录不符合项，整理审核报告并提交管理层。

负责跟进不符合项的整改计划，验证整改效果，确保所有问题闭环解决。

协助管理层筹备管理评审会议，收集各部门体系运行数据，整理评审输入资料，会后跟踪评审决议的落地。

③ 🤝 外部审核全流程配合工作

对接第三方认证机构，提前确认外部审核的时间、范围、审核员信息等细节，做好审核前的准备通知。

在外部审核现场，陪同审核员开展工作，及时协调各部门提供所需资料，解答审核疑问。

收到审核不符合项报告后，督促责任部门制定整改措施，按要求提交整改资料至认证机构，直至审核通过。

若涉及体系证书扩项、变更，需协助准备相关申请资料，跟进认证机构的审批流程。

④ 🎓 员工体系知识培训与宣贯

根据员工岗位需求，制定体系知识培训计划，涵盖基础体系要求、岗位合规操作等内容。

组织开展新员工体系入职培训，帮助新人快速掌握岗位对应的体系操作规范。

定期开展体系知识复训或专项培训，通过案例讲解、考核测试等方式，强化员工的体系合规意识。

收集员工对体系培训的反馈意见，优化培训内容和形式，提升培训效果。

⑤ 🔬 体系运行监控与持续改进

日常监控公司各部门的体系运行情况，通过数据统计、现场抽查等方式，识别运行中的偏差。

针对体系运行中出现的问题，分析根本原因，协同相关部门制定持续改进措施。

跟踪改进措施的执行进度，验证改进效果，将有效措施纳入体系文件，形成长效机制。

收集行业内体系管理的先进经验，结合公司实际情况引入优化，提升体系运行效率。

⑥ 🪪 认证证书资格维护与管理

负责管理公司所有体系认证证书的有效期，提前规划证书续期或再认证的工作安排。

结合2026年认证审核时间（第1期预计4-5月、第2期10月下旬），提前筹备续期所需的各类资料。

及时向中国认证认可协会（CCAA）或第三方机构提交证书变更、续期的申请，确保证书持续有效。

建立认证证书管理台账，记录证书的编号、有效期、审核记录等信息，方便查阅和追溯。