档案审核员的工作内容有哪些 全流程职责详解

档案审核员的工作内容

引言速览

档案审核员是保障档案管理规范性的核心岗位，主要负责各类档案的合规性、完整性与真实性校验，涵盖档案收集预审、入库审核、定期抽检等多环节，想入行可关注2026年CCAA相关认证报考，下文将详解其具体工作内容。

① 📂 档案收集阶段预审工作

1. 档案材料完整性核查

核对档案提交材料是否齐全；

比如人事档案需包含履历表、学历证明、奖惩记录等核心要件；

需逐一核对并标记缺失材料，要求提交方在规定时限内补充完善；

2. 材料格式合规性校验

检查档案材料的纸张规格、书写字体、盖章位置是否符合《档案管理办法》要求；

对不符合格式的材料，及时告知提交方重新整理后再提交。

② 📝 档案入库前全面审核工作

1. 档案真实性核验

通过比对原件与复印件、核查材料出具单位的资质有效性等方式；

验证档案材料内容的真实性；

杜绝伪造、篡改的档案材料进入档案库；

2. 档案分类准确性确认

按照档案类型（如文书档案、人事档案、科技档案）的分类标准；

审核档案的类目归属是否正确；

确保后续档案检索与调阅的高效性。

③ 🔍 存量档案定期抽检与复查

1. 存量档案合规性抽检

制定月度或季度抽检计划；

抽取一定比例的存量档案进行复核；

核查是否存在归档错误、材料损坏或遗漏情况；

2. 问题档案整改复查

针对前期发现的问题档案；

跟进提交方的整改进度；

复查整改后的档案是否完全符合管理标准，确保问题闭环解决。

④ 📌 特殊档案专项审核工作

1. 涉密档案保密审核

严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》相关规定；

核查涉密档案的密级标注、封装方式是否合规；

防范涉密档案泄露的风险；

2. 到期档案销毁审核

对达到保管期限的档案；

审核销毁清单中的档案内容；

确认无仍需留存或具有查考价值的档案；

确保销毁流程合法合规。

⑤ 📊 审核记录与台账管理工作

1. 审核过程记录归档

将每一次审核的对象、内容、发现的问题、处理结果如实记录；

形成规范的审核记录档案；

2. 审核数据统计分析

定期统计审核中发现的问题类型与频次；

出具档案管理优化建议报告；

为企业或单位完善档案管理体系提供数据支撑。

⑥ 🤝 跨部门协同审核对接工作

1. 与档案收集部门对接

指导前端档案收集部门熟悉档案提交标准；

提前规避常见的材料缺失、格式不合规问题；

2. 与档案利用部门协作

在档案调阅或利用前；

审核利用申请的合规性；

确保档案使用符合单位管理规定。

⑦ 📚 审核标准更新与执行跟进

1. 行业规范学习与落实

及时掌握最新的档案管理法规、行业标准；

比如《档案法》的修订内容、地方档案管理细则；

2. 内部审核规范优化

根据最新行业标准更新内部审核细则；

确保自身审核工作始终符合最新要求。

### 总结

档案审核员的工作贯穿档案管理全流程，从收集、入库到销毁的每个环节都承担着合规把关的关键责任；

需具备严谨细致的工作态度与扎实的档案管理知识；

有意从事该岗位的人员，可关注2026年中国认证认可协会（CCAA）相关认证报考；

报名入口为CCAA官网（www.ccaa.org.cn）；

2026年报考时间预计分两期：第1期报名3月、考试4-5月；第2期报名9月、考试10月下旬。