三体系外审应准备什么？全流程筹备事项详细梳理

三体系外审应准备什么

① 📋 前期资质与对接人员确认

首先要核实外部审核组的官方资质，确认其是否在中国认证认可协会（CCAA）备案，且审核范围覆盖三体系领域。

指定企业内部的三体系对接专员，最好是熟悉三个体系运行的管理者代表或体系专员。

提前获取审核组的行程安排、审核计划，明确各环节的对接时间与对接人。

若2026年安排外审，建议避开审核员考试高峰（如4-5月、10月下旬），避免审核资源紧张。

② 📁 三体系文件全链条归档

梳理ISO9001质量管理、ISO14001环境管理、ISO45001职业健康安全管理三个体系的所有文件。

按“手册-程序文件-作业指导书-记录表单”的层级整理，确保每个体系的文件完整无缺失。

重点检查文件的版本有效性，作废文件需标注“作废”并留存，现行文件需加盖受控章。

将所有电子文件备份至专用存储设备，纸质文件装订成册并编制目录，方便审核组查阅。

③ 📊 运行证据的可追溯性核查

整理近12个月的三体系运行记录，包括质量的生产检验报告、客户投诉处理记录；环境的废水废气监测数据、危废转移联单；职业健康的员工体检报告、安全培训记录。

确保每一项体系要求都有对应的运行证据支撑，且证据的时间、责任人、内容可追溯。

对记录中的异常数据（如不合格品、环境超标预警），需附带对应的原因分析与整改措施记录。

将记录按类别归档，编制检索目录，方便审核组快速调取。

④ 🔍 现场合规性全面排查

对生产现场、办公区域、仓储区域进行全面排查，确保符合三体系的现场要求。

质量体系需检查生产设备的校准记录、现场作业指导书的张贴情况；环境体系需检查排污设施运行状态、危废存储标识；职业健康体系需检查防护设备的有效性、安全警示标识的设置。

核实合规性证明文件的有效性，如排污许可证、特种设备检测报告、员工工伤保险证明等，确保所有证书在有效期内。

对现场发现的小问题（如标识模糊、设备未清洁），提前完成整改，避免审核时出现不符合项。

⑤ 🔎 内审与管评的闭环材料整理

准备近1次的内部审核报告、不符合项整改跟踪记录，确保内审发现的所有不符合项已完成闭环整改。

整理管理评审的计划、报告、输入输出材料，包括各部门的体系运行汇报、改进措施的落实情况。

重点核对管理评审中提出的改进目标，需有对应的实施记录与效果验证数据。

将内审与管评的材料单独装订，标注清晰的时间与版本，方便审核组核查体系的自我完善机制。

⑥ 🤝 审核前资料预审与日程对接

提前5-7天将整理好的核心资料发送给审核组进行预审，询问是否有补充要求。

与审核组确认审核日程的细节，包括会议室安排、现场审核的路线、访谈人员的名单。

安排好审核期间的陪同人员，每个审核环节至少有1名熟悉对应体系的员工陪同。

准备好审核组的接待事宜，如办公设备、资料打印设备、饮用水等，确保审核过程顺畅。

⑦ ⚠️ 不符合项快速整改预案

提前制定不符合项整改流程，明确整改责任人、整改时限、验证方式。

准备好整改所需的资源，如技术人员、检测设备、物资材料，确保审核中发现的不符合项能快速响应。

组织整改小组进行模拟演练，针对常见的不符合项（如记录缺失、现场不规范），制定标准的整改话术与整改方案。

预留一定的整改缓冲时间，若审核中出现不符合项，争取在审核结束前完成轻微不符合项的整改验证。